【MeetConf学术知识】纯干货!最全学术会议参会流程分享

2023-03-29
09:47:19
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参加学术会议,一般分为两种,一种是投稿参会,一种是听众参会。听众参会基本直接报名、交钱,然后当天前往会场参加即可。重点给大家分享下,投稿参会的全部流程。


1.准备论文


按照研究方向准备一篇学术论文,并提前做好查重。论文可以是全文或者摘要。当然,你也可以先确定投稿的学术会议,再对应准备论文,把握好时间即可。


一般EI会议稿件基础页数是6/7页,超过部分会增收300-500元/页的版面费。因此,如果你打算投稿EI会议,建议论文中文字数控制在4000-5000字左右;篇幅6-7页,不少于 5 页,包括所有图表、参考文献和附录。


此外,EI会议文章必须是英本版本,最终版中任何部分都不能有中文。


2.寻找会议

你可以让导师、同事、同学推荐,也可以关注相关学科内的学会、协会或专业组织,或者在小木虫、公众号、论坛等新媒体渠道寻找。此外,直接在MeetConf这类学术会议服务网站上,搜索该领域内的学术会议,也是一个很好的选择。


无论通过哪种方式,一定要先认真阅读会议时间、地点、出版、往届检索等信息,尽量选择和自己研究领域密切相关、高质量的会议,不能只根据地点或时间来选择,毕竟不是旅游~

现在市面上很多“假会”“水会”,除了研究领域外,大家挑选时还可以结合主办单位、会议届次、往届检索情况、知网收录情况等综合判断,以防论文后期无法出版检索,甚至被骗钱的情况。


3.论文格式调整

一般稿件提交会务组时,会有格式要求,投稿前在会议官网下载模板,并按照模板调整好论文格式,在截稿日期之前投稿。如果时间紧急,也可以先投稿,录用后再按照模板进行格式调整,后期给编辑说明情况即可。

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4.会议注册与投稿

会议官网Submission页面会有具体的投稿方式介绍,一般会提供在线系统投稿、邮箱投稿两种方式,建议优选系统投稿。直接根据提示,点击投稿按钮,填写邮箱、手机号、学校等基础信息完成账号注册,再填写论文信息与作者信息,提交稿件即可。


在提交稿件时,可以选择摘要投稿或全文投稿,如果需要公开发表文章,只能投全文;如果只是想参会,进行演讲和交流,则可以投摘要。


一般在会议开始前三个月左右,会有Early bird registration,注册费会便宜一些,来得及的话,可以早点投稿。

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5.审稿改稿

收到稿件后,编辑会进行登记处理,对论文主题、格式、信息完整度等进行初步审核,再以“匿名”的方式送给reviewer(审稿人)进行审稿,最后综合多位审稿专家意见给出结果。整个流程一般在1-2周左右。


而审稿结果可分三种:拒稿、修改、录用。如需修改编辑会将稿件退给作者,作者按照审稿意见相应地修改论文,直至通过录用。录用后严格根据会议要求,提交最终稿件及相关资料即可。


6.缴费

在论文录用后还需缴纳一定的版面费,用于论文出版与检索。这里注意,如果学校或单位可以报销,记得提前了解报销流程和要求。


7.分享准备

作者参会有两种方式,口头报告或者海报展示。从含金量和难度来说,口头报告大于海报交流,如果想锻炼自己、结识同行、加深交流,优选口头报告;如果只是想拿参会、投稿证明,方便毕业、评优等硬性原因,也可以选择简单点的海报交流。


口头报告需要制作PPT并提前发给会务组,现场全英文演讲,演讲结束后会有互动提问环节,记得提前做好准备。一般来说,分享时间在10-15分钟,互动提问环节3-5分钟。


海报展示比较简单,按要求做好海报,正装出席,现场有人上前交流时,进行解答即可。


如果你只想出版论文出版,不想参会,可以提前咨询下主办方。有的主办方要求最少有一位作者参会分享,有的则不强制要求。


8.参会准备

关注会议:参会前经常关注会议通知,以防错漏信息。


多与会务组交流:在整个过程中,对注册报名、论文投稿、会议流程、资料准备等内容,有疑问的都可以多咨询会务组,省时省力,不用单打独斗。


签证准备:如果去海外参加国际会议,最好提前一个月申请签证,如果从美国转机要记得提前申请转机签。


住宿交通:提前安排好酒店住宿、机票交通等事项。也可以选择主办方合作酒店,价格会稍微便宜些。


日程安排:提前下载并阅读会议手册,划出感兴趣的重点报告,规划好当天时间安排,并为此提前准备好要问的问题。


9.参会

到达会场后,进行报到登记后领取会议资料,而后按照流程参加开幕式,一般会议开幕式的分享者就是主办方展示的行业大佬。


而后就是报告交流环节,会议主办方会邀请一些行业内的知名专家学者,进行主题演讲,分享最新研究。其次就是口头报告交流,由作者来汇报、交流自己的研究,然后互动探讨等


10.出版检索

会后组委会会将所有论文以论文集的形式统一发表,并提交出版社检索。一般会后1-3个月能出会议论文集,3-6个月进入EI数据库。


需要注意,学术会议的主办方、出版社、检索数据库都是分开的(部分会议主办方会和出版社合作),不论是EI, SCOPUS, SCI还是知网检索,都不存在100%检索。不过正常来说,比较靠谱的会议,在审稿录用都有一定标准,只要录用了检索没太大问题。


其次,SCI是不会检索会议的,学术会议上说的SCI检索,是将录用的优秀论文推荐到合作的SCI期刊。


以上就是学术会议参会投稿的全部流程分享,希望对你有帮助。

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